毎日多くの時間を費やすメールの処理……実はちょっとした改善で会社の効率は大きく向上させることができます。皆さんは従来のメールを使っていて、「困ったな」「あんなことができればいいのに」と感じたことはありませんか？
Exchangeサービスには今までのメールではできなかった新しい機能が満載です。自宅から安全にメールを送受信したり、スケジュール共有や最新モバイル端末への対応など、Exchangeサービスを使った新しいメール活用術は皆さんの会社の生産性を飛躍的に高めてくれます。
Exchangeサービスのポイント
従来のメールで困ったことはありませんか？
多くの皆さまが現在お使いのメールは「POPメール」と呼ばれるものではないでしょうか？ このPOPメールは、サーバーに届いたメールをクライアントPC（お使いの会社やご自宅のパソコン）で受信し、保存・管理を行う技術を採用しています。そのためクライアントPCの破損・紛失による情報損失や、社外からのアクセスが不便であるなど、Eメールを多用する現代のビジネスマンにとっては多くの課題が残っていました。
このようなことでお困りの方はいらっしゃいませんか?
『パソコンが壊れてしまって、今までのデータがなくなってしまった』
『休日に自宅のパソコンで仕事をすると、会社のパソコンでは処理したはずのメールが未読になっているため、どこまでのメールを処理したのか分からなくなってしまった』
『会社メンバーとスケジュールの共有や管理を行いたい』
Exchangeサービスは従来のPOPメールとは違い、メールや会社情報の保存・管理をサーバー側で行います。この技術によって、今まで困っていたことや欲しかった機能が簡単に利用することができるようになります。
休日に自宅から会社のメールを処理したのに、月曜日に会社のコンピューターでメールを見たら処理したはずのメールが未読となってしまって、困ったことはありませんか？ POPメールでは未読・既読データなどをサーバーで管理していないため、このようなことが起こってしまいます。
同じように外出先にはノートPCを持ち運び、会社ではデスクトップのPCを利用することが多い営業職の方にとって、外出先で処理したはずのメールが会社のPCではまた未読となってしまうなど、メールを効率的に処理することに苦労していらっしゃる方も多いのではないでしょうか。
■メール処理力が大幅アップ！
しかしExchangeサービスを使えば、メールの未読データや仕分けルールなどは全てサーバー上で管理されているため、どこからでもリアルタイムに同じ情報へアクセスすることが可能です。もちろん自宅から送ったメールも会社のメールアドレスを使って送ることができます。つまり、自宅や出張先で会社のメールを処理すれば、会社でも同様に処理済みメールが一目瞭然となるのです。
またOutlook Web Accessを使えば、Outlookと同じインターフェースのウェブメールがブラウザを通して利用ができます。会社のメールやスケジュール、ファイル共有なども利用できるので、ノートPCを持ち帰らなくても、自宅でしっかりと会社の仕事を行うことができます。今まで会社のメールへアクセスできる場所を制限されていた不自由さや、処理したはずのメールを再度仕分けするなど無駄にかかっていた手間を一掃することによって、皆さまのメール処理力も大幅にアップします。
今夏、各キャリアから続々リリースされるスマートフォンが、携帯業界で最大の注目を浴びています。このスマートフォンの特徴は、携帯電話でありながらWindows Mobileという最新モバイルOSが搭載され、ワードやエクセルなどといったOfficeアプリケーションに対応している点と、Exchangeサーバーと連携することで会社情報にリアルタイムでアクセスできる点です。
このスマートフォンはExchangeサービスと併用することにより指定したメールフォルダにのみアクセスしたり、Outlookに登録されたスケジュールや連絡帳とリアルタイムに同期したり、端末の破損・紛失時に安心な24時間バックアップを受けられるなど、実際のビジネスシーンで活用するために大変便利な機能を手にすることが可能になります。
■指定したメールフォルダにのみアクセス
一方、会社のメールを携帯電話などのモバイル端末でアクセスしているビジネスマンの方々も多いと思われますが、一日のうちに大量のメールが送られてくる会社のメールを、すべて携帯電話で処理するのは非効率的です。しかし、Exchangeサービスでは振り分けられた必要なメールだけを携帯電話でも受信することができるので、携帯ユーザーにも非常に便利なサービスと言えるでしょう。
「できるビジネスマン＝タイムマネジメントが上手」といった図式が成り立つ現代にとって、社外からも会社情報にアクセスでき、処理時間の短縮や効率向上につながるスマートフォンとExchangeサービスとの連携は、はこれからのビジネスマンにとって必須アイテムとなるのではないでしょうか。
従来のPOPメールを利用している場合、クライアントPCの破損・紛失による情報紛失というリスクが常につきまといます。ビジネスで利用している重要な情報を失うことは、取引先やお客様への信頼喪失につながり、会社にとって大きな問題へと発展する可能性があります。
Exchangeサービスでは、会社のメールやOutlookに保存されたスケジュール情報などをすべてサーバーで管理しますから、会社の大切な情報はクライアントPCの管理状態に左右されず、常に安全に管理されます。万一、クライアントPCの紛失や破損等の事故があっても、大切な重要なデータを失うことなく、瞬時に復旧を行うことも可能です。サーバー上の情報は24時間に1回、自動で3重バックアップを取っていますので、万が一お客様がサーバー上の情報を削除してしまった場合でもすぐに復元することができます。
■大切なデータを3重構造でバックアップ
Exchangeサービスのシステムは冗長化構成となっており、99.9%の稼働率を保証。皆さんのビジネスを影から支えます。お客さまからビジネスへの信頼を勝ち得る強固なメールセキュリティを、Exchangeサービスで実現させましょう。
アイルが提供するExchangeサービスは、1アカウントからの導入が可能です。また会社で使っている自分のメールだけExchangeで利用したいといった場合でも、ドメインの新規取得の必要はありません。会社のメールをExchangeサービスのメールへ自動転送させるだけでお使いただくことが可能です。
さらに24時間の無料サポートサービスがありますので、はじめてお使いになるお客様でも安心してお使いいただけます。現在アイルでは無料トライアルも実施中です。ぜひ実際にExchangeホスティングをお使いいただき、その機能や利便性を感じてみてください。
■1アカウントからの導入が可能
さらに新登場！ 転送型Exchange
1メールアドレスからの最も簡単な導入方法として、転送型Exchangeサービスが新登場！ これは従来のPOPメールを自動転送させることで、Exchageサービスを利用できるようになるサービスです。もちろんFromアドレスは会社で使用しているメールに設定されるので、Exchangeサービスから返信をしても、受取人には会社のメールアドレスから送られてきたように表示されます。
必要なメールアドレス数のみを導入することも可能なので、社外からメールを見る機会の多い管理職や営業職にのみExchangeサービスを導入したいという場合に大変便利なサービスです。ぜひご活用ください！
